Как выяснить слабые места проектов?

5 методов борьбы со слабыми местами проектов.

Недавно я общался с моим канадским партнёром из Торонто и в беседе мы затронули вопрос, касающийся правильного планирования. Мне было интересно, какие методы и подходы используются за рубежом. Я ожидал получить пилюлю от всех болезней, но в ответ услышал знакомую мне уже болтовню про точную постановку задач, графики учёта времени, жёсткий контроль исполнения...

Весь наш разговор в результате свёлся к тому, что всё планирование хорошо работает только на бумаге, потому что на практике всегда возникают сложности, которые никто не может предугадать.

После данного разговора я поднял официальную статистику. По данным исследовательского центра Standish Group: только 44% проектов завершаются вовремя, 30% закрываются досрочно, среднее время выполнения проектов равняется 220% от первоначально запланированного, средний бюджет составляет 192% от первоначального, в 70% проектах приходится сокращать первоначальные спецификации.

Одна из причин такой ситуация, это плохо поставленный механизм поиска слабых мест проектов ещё на этапе планирования. Все это довольно сильно меня озадачило.

Неужели все так плохо?

Неужели в мире нету людей, которые способны хорошо предсказывать трудности? Есть ли методы и подходы, которые позволят заранее определять слабые места проектов? Какие это методы? Где их можно найти?

Полный решимости найти ответы, я погрузился в поиски. Через месяц, опросив кучу своих знакомых бизнесменов и прочитав гору литературы, я понял, что идеальных людей и методов в этом вопросе нет. Но есть довольно много способов, грамотное применение которых, позволит предугадать более 90% непредвиденных ситуаций. Это уменьшит временные и ресурсные затраты и скажется положительно как на исполнителях, так и на заказчиках проекта.

Используя методы, о которых мы поговорим далее, вы сможете смело сказать большинству непредвиденных проблем «Выходи! Я тебя нашёл». «Выходи, я сказал. А то хуже будет»)))

Что поможет нам найти слабые места?

Опишем кратко несколько методов.

Метод 1. А что обычно идет не так? Как гласит одна народная мудрость: «Умный учится на своих ошибках, мудрый – на чужих, глупому учиться бесполезно» В большинстве проектов исполнители раз за разом повторяют одни и те же ошибки. Причём иногда ошибки бывают очень глупыми. Я знаю, одного хозяина магазина женской одежды, который, желая сэкономить, вместо опытных продавцов, постоянно берет на работу молодых ребят, которым практически не платит. Обычно всё заканчивается падением продаж и уходом сотрудников. И так уже около года. Иногда, чтобы избежать новых ошибок, стоит вспомнить ошибки прошлых проектов. Просто выписать их все в столбик и внимательно на них просмотреть. Этого уже будет достаточно, чтобы не повторить большую их часть в последующем.

Метод 2. Тот самый человек? В этом мире есть замечательные люди, которых обычно почему-то не любят. Это люди, которые везде видят проблемы. На этапе планирования они необходимы любому проекту. Ведь именно ОНИ смогут лучше всех понять и увидеть слабые стороны ваших идей. Задумайтесь, есть ли у вас в команде такой человек? И если есть, то как вы используете его потенциал?

Метод 3. Поиск в узловых точках. Когда нет возможности хорошо проверить и проанализировать весь проект, то стоит проверить его основные этапы (то, без чего проекта просто не будет). Обычно – эти этапы хорошо известны любому руководителю. Данный метод позволит сократить временные затраты и обезопасить основные части проекта.

Метод 4. Перепроверка ресурсов. Достаточный ли бюджет у проекта? Насколько хорошо подготовлены сотрудники? Есть ли у вас все необходимые технические детали? Что вы будете делать в случае неожиданной проверки? Иногда достаточно задать себе эти вопросы, чтобы увидеть самые слабые стороны проекта.

Метод 5. Главные саботажники Жадность и Авось)) Два самых главных саботажника проектов. Жадность: Часто мы стараемся сэкономить на действительно важных вещах. И что в результате? Как часто в вашей практике бывало так, что экономя на чем-то одном, вы потом из-за этого крупно теряли в другом? Авось: Авось прокатит) Да ну его и так пойдёт) Лень разбираться, вроде и так все нормально выглядит) Как часто эти мысли посещают вашу голову? И чем это оборачивается потом?

Если вы хотите более подробно узнать, что можно сделать для поиска слабых мест проектов, то Коуч Консалт Групп и "Живые системы" готовы вам в этом помочь.